I efteråret 2006 var Åby Bibliotek truet af lukning, og i den forbindelse blev foreningen "Åby Biblioteks Venner" stiftet. Den har godt 400 medlemmer. Foreningen ønsker ifølge sine vedtægter bl.a. ”at styrke folkeoplysningen” og ”at deltage aktivt og engageret i samfundslivet”. Dette hænger godt sammen med bibliotekets formål og det store politiske fokus, der i øjeblikket er på at inddrage frivillige i de offentlige serviceinstitutioners aktiviteter. De aktive i foreningen er alle erhvervsaktive.
Aktiviteter i projektet
Der er afprøvet forskellige modeller for samarbejde, og antallet af arrangementer er i perioden steget kraftigt. Nogle af arrangementerne har været afholdt i biblioteket af foreningen og andre i et samarbejde. Biblioteket har holdt sig lidt tilbage ved vin - og ølsmagningsaftnerne og en del musikarrangementer og har i stedet lagt kræfterne i fælles film, foredrag, bogcaféer og ud-af-huset events.
Ung fest på gasværksgrund
Et af højdepunkternene er Gas8230.dk – et heldagsarrangement rettet mod unge fra 13 år og op, men også med aktiviteter for andre aldersgrupper. Det blev afholdt på en gammel gasværksgrund , hvor en del af bygningerne skulle rives ned. Blandt de mange aktiviteter var bl.a. andet graffitimaling, mulighed for at smadre vægge og en stor rap-koncert om aftenen . Biblioteket var noget tøvende over at skulle forbindes med evt. hærværk, ballade, druk og stoffer – både indenfor og efterfølgende udenfor grunden. Det var ligesom noget andet end det årlige marked!
Men Bibliotekets Venners medlemmer af projektgruppen fik os overtalt, for var det ikke meningen, vi skulle prøve andre samarbejdsformer?
Så vi lånte spotmobilen (smart, dekoreret campingvogn) med spil, blade, tegneserier og sækkestole fra Hovedbibliotekets ”Mindspot – projekt”: http://www.mindspot.dk/ og fik skabt et ”landskab” i den hall, vi var placeret i. Det endte med at blive en stor succes, hvor over 500 kom forbi, kiggede, hyggede og afprøvede aktiviteterne. Samtidig stod nogle af os udenfor bygningen og uddelte kaffebilletter til selve biblioteket. Vi fik fortalt hvilken guldgrube af materialer og oplevelser, der kunne findes der. Gas8230 havde også en velbesøgt udendørs bibliotekscafé. Det var en sjov dag og dejligt at møde gamle og forhåbentlig nye brugere. På trods af trætte ben og forsvundne stemmer var vi vældig opløftede, da vores del af arrangementet sluttede. Det viste sig også, at vore forhåndsbekymringer var forgæves. De voksne, der stod for dagen, havde overordentlig godt styr på det hele, og politiet blev vist kun tilkaldt én gang.
Fest efter alle kunstens regler
Projektets afslutningsfest satte et flot punktum for forsøget. Ideerne til de spektakulære aktiviteter kom i vid udstrækning fra de frivillige. Det fælles indkøbte partytelt blev under store anstrengelser slået op, en lånt, snavset, men rigtig pølsevogn klargjort og en talerstol til ”Speakers Corner” opstillet udenfor bibliotekets hovedindgang. Indenfor var blindtegningen, som gruppen Kunstpause stod for, gået i gang og til slut blev tegningerne samlet til en flot udstilling. Udenfor kom den lokale musikskole med fuld musik i optog nede fra hovedvejen og lokale aktører fortalte fra talerstolen, hvad de mente om tilværelsen og Åbyhøj. I mens blev der guffet pølser i store mængder, og vi opdagede, at indvandrerdrenge ikke vil have kyllingepølser, men ”de rigtige”! Så gik den store ”hønseskidningskonkurrence” i gang. Væddemål blev indgået, og efter nogen utålmodig venten hos både børn og voksne lykkedes det for hønen at opfylde sin mission. Aldrig er noget lignende set i salen på vort fine kulturhus! Festen sluttede med fælles grillmad og hyggesnak.
Værdifulde erfaringer
Men ingen roser uden torne. Et fælles julearrangement glippede, fordi den frivillige og hovedansvarlige kom alt for sent i gang, og en anden gang glemte en frivillig at komme som hjælper. I det hele taget er det meget personafhængigt, hvordan samarbejdet fungerer. Man skal kunne slippe tøjlerne og have is i maven.
Når man samarbejder, er det muligt at afholde flere og større arrangementer, og der er flere ”flittige hænder” til at løfte opgaven. Desuden er det muligt at trække på ekspertisen i lokalsamfundet, da de frivillige til sammen har et meget stort netværk. Det betyder igen, at biblioteket bliver brandet.
Det svære ved fælles arrangementer er, at nogle har svært ved at huske aftaler og tidsfrister. I den forbindelse blev der udarbejdet et aftaleskema af projektlederen, som blev fremlagt i projektgruppen. Kommentaren var, at det var lige som de aftalesedler, der blev lavet, da man som yngre boede i kollektiv. Trods alt blev det afprøvet, men uden den store succes, da motivationen vist manglede. Dog er der kommet en del mere struktur på samarbejdet, og informationskanalerne er fastlagt.
At pr-materiale skal bestilles i god tid og ikke kan modtages efter 3 dage, men først efter 14 dage, kan være svært at forstå. Det kan virke tungt og ufleksibelt, ligesom det kan virke rigtig kommunalt, at alt skal gå korrekt til, f.eks. at man til arrangementer ikke må lukke flere ind end brandvæsnet tillader.
Bibliotekets kunstudvalg består af 3 frivillige med forstand på kunst og 1 medarbejder, som udfører sekretariatsfunktionen. Udvalget vælger de kunstnere, der skal udstille. De frivillige tager imod og hjælper kunstneren med at hænge op og tage ned, noget som ikke tidligere er blevet gjort. Kunstnerne udtrykker stor tilfredshed med arrangementet. Tidligere stillede biblioteket kun lokaler til rådighed og sendte pressemeddelelser ud. Efter at kunstudvalget er startet har kvaliteten af udstillingerne fået et betydeligt løft.
Biblioteket er kommet med i Vennernes foredragsgruppe, så det er muligt at koordinere, aftale og inspirere hinanden. Der kommer mange flere ideer på banen. Problemet er igen, at arrangementer, der skal med i det fælles sæsonkatalog, skal være aftalt i meget god tid.
Kunstpause var et forsøg i forsøget. Biblioteket havde lånt lokaler til to lokale iværksættere og givet dem starthjælp til at afprøve behovet for en billedskole i området. www.kunstpause.dk
”Vejret er blevet bedre og indkøbsturene er blevet længere, siden jeg startede i Bibliotekets Venner”.
(Formanden for Bibliotekets Venner).
Motivationen for at være aktiv i Åby Biblioteks Venner har været et ønske om at støtte og bevare biblioteket og gøre det til et endnu mere aktivt kulturhus. Også tilfredsstillelsen ved at få foredrag og arrangementer op at stå og få indflydelse på det, der foregår på biblioteket, har været og er motiverende. Desuden er det en måde at udbygge et lokalt og socialt netværk og blive anerkendt for at gøre noget godt i lokalsamfundet.
For biblioteket er det enestående i den grad at blive bakket op af lokalsamfundet og få adgang til den viden, iderigdom og det engagement, der udvises.
Biblioteket skal værdsætte de frivillige
Hvordan skal biblioteket vise, at man værdsætter det frivillige arbejde?
De frivillige mener, at indsatsen bærer lønnen i sig selv.
De er (heldigvis) ikke interesseret i dyre middage, men vil gerne have et postkort til jul og ved særlige lejligheder, f.eks. sygdom. De sætter stor pris på, at vi udviser imødekommenhed, når de dukker op, hvilket jo burde være en selvfølge. Et tilbud om en kop kaffe i frokoststuen falder også i god jord. En gratis billet til et arrangement er også ok. En ting de frivillige, der faktisk foretrækker at blive kaldt aktive, har været meget glade for er, at de har fået deres eget rum i kælderen. De føler det som et stort skulderklap for deres indsats.
Klar arbejdsopdeling
Vores frivillige har gjort op med sig selv, at de ikke vil påtage sig personalets arbejde. De ønsker ikke at komme ind på de fagspecifikke områder, men vil hellere lave det ekstra, og det må gerne være sjovt. Det skal heller ikke være nogen hemmelighed, at nogle i personalet har været nervøse for, at de ville trænge sig ind på deres enemærker. Man kan dog ikke komme uden om, at der altid vil være en gråzone. Det er vigtigt, at de frivillige arbejder med det, de har lyst og tid til. I dette tilfælde arrangementer af forskellig art.
I vores forsøg skete der det, at de blev interviewet og skulle udfylde spørgeskemaer i forbindelse med en undersøgelse af frivillighed i kommunen. Herudover blev selve forsøget drøftet på møder, og da bestyrelsen så igen skulle udfylde skemaer ved slutevalueringen, stod den simpelthen af. Den mente, at den havde strakt sig langt og brugt tid nok på administrativt arbejde. Som institution skal man passe på ikke at presse citronen for hårdt, for det ender med, at de glade frivillige forsvinder. I vores tilfælde forsvandt de dog ikke, men der gik lidt tid, før glæden igen holdt sit indtog.
Grænser er blevet rykket
Personalet har skullet vænne sig til, at andre kunne dukke op i skrankeområdet og at én udefra kunne sidde i frokoststuen og bevæge sig rundt på personalegangen. Vi har fået rykket nogle grænser, og det har været sundt.
Man må gøre sig klart at samarbejde tager tid. Der skal seriøst bruges personaletid på det. Kontaktpersoner blandt personalet er vigtige og nødvendige. Det vil være fejlagtigt at tro, at det frivillige arbejde kan bruges til besparelser på personalekontoen. Til gengæld får biblioteket meget tilbage i form af sparring, idérigdom og goodwill i lokalsamfundet.
Vi har undersøgt spørgsmålet om forsikring af de frivillige, men da de hører under Bibliotekets Venner, er det deres egen forsikring, som skal dække i tilfælde af uheld.
Fremtidig rekruttering og organisering
I forsøgsperioden har foreningen fungeret som en slags pool af frivillige, hvorfra foreningens bestyrelse og de frivillige i projektgruppen skulle skaffe hænder til de enkelte arrangementer. Det har langt hen ad vejen ført til, at det var bestyrelsen selv, der stod for afholdelsen af arrangementerne. Det giver en risiko for, at denne kernegruppe af aktive slides op, uden at der er nye, der vil påtage sig kaldet. Foreningen er helt klart et godt sted at rekruttere de frivillige fra, da den består af mennesker, der dels føler noget for Åby Bibliotek og dels vil noget med lokalsamfundet. Bestyrelsen og de aktive skal dog kaste et større net ud, så antallet af frivillige bliver større.
Konklusion
Samarbejde med frivillige er på én gang positivt, givende og svært.
Baggrund
Åby Bibliotek har 2008 – 2009 sammen med foreningen ”Åby Biblioteks Venner” deltaget i et 1-årigt forsøg støttet af Styrelsen for Bibliotek og Medier.
Læs hele rapporten her
Åby Bibliotek ligger i en forstad til Århus bestående af parcelhuskvarterer og enkelte boligblokke.
Befolkningsunderlaget er på knap 11.000 og består af en blanding af børnefamilier, folk på efterløn og pensionister. De fleste hører til middelklassen, og mange er resourcestærke. Biblioteket betjener i vid udstrækning de omliggende lokalsamfund: Gellerup, Hasle og midtbyen. Udlånstallet er på ca. 255.000.